Комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе Ленинградской области (в дальнейшем Комитет), образован постановлением Губернатора Ленинградской области от 11 октября 1996 года № 158-пг "Об образовании комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе Ленинградской области".
Комитет в своей деятельности руководствовался Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Уставом Ленинградской области, законами Ленинградской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также положением о комитете.
Основными задачами Комитета являлись:
1. Осуществление в органах исполнительной власти Ленинградской области государственной политики в сфере государственной службы, участие в разработке областной нормативно-правовой базы по функционированию государственной службы.
2. Организационное обеспечение деятельности правительства Ленинградской области.
3. Оказание содействия органам местного самоуправления в осуществлении ими властных полномочий и в разработке нормативно-правовой базы по вопросам организации их деятельности.
4. Формирование и организация работы по реализации кадровой политики правительства области.
5. Организационное обеспечение реализации контрольных полномочий Губернатора Ленинградской области.
6. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства во всех структурных подразделениях правительства Ленинградской области.
В соответствии с возложенными задачами Комитет осуществлял выполнение следующих функций:
1. Координацию действий структурных подразделений правительства в целях повышения эффективности его работы и вырабатывает предложения по совершенствованию управленческой деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Ленинградской области, по структуре и штатному расписанию правительства области.
2. Обеспечение взаимодействия Губернатора и правительства области с законодательным собранием Ленинградской области, органами исполнительной власти районов и городов области, органами местного самоуправления в пределах законодательства Российской Федерации, устава Ленинградской области и в соответствии с регламентом правительства области.
3. Формирование в соответствии с утвержденным порядком планы работы правительства Ленинградской области, повестки дня и схемы проведения заседаний правительства, проводит другую необходимую организационную работу по подготовке и проведению заседаний правительства и оперативных совещаний, проводимых у Губернатора.
4. Координацию работы структурных подразделений правительства по реализации постановлений и распоряжений Губернатора и правительства
Ленинградской области, осуществляет оперативный контроль за исполнением в срок распорядительных документов и поручений Губернатора.
5. Подготовка и предоставление Губернатору аналитическую
информацию по результатам контрольных проверок.
6. Совместно с избирательной комиссией Ленинградской области обеспечивал организацию проведения избирательных кампаний и
референдумов на территории Ленинградской области, сотрудничал и оказывает помощь в работе избирательным комиссиям и объединениям избирателей.
7. Организацию работы и координацию деятельности структурных подразделений Правительства области по проведению кадровой политики Правительства в его структурных подразделениях, в органах государственного управления, подчиненных Правительству области и местного самоуправления.
8. Осуществление анализа уровня профессиональной подготовки государственных служащих органов исполнительной власти и местного самоуправления области, подготовку предложений по повышению их квалификации и совершенствованию системы обучения.
9. Осуществление методического и организационного обеспечения проведения аттестаций государственных служащих, конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы.
10. Организацию и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства во всех структурных подразделениях правительства области.
В этих целях Комитет:
а) осуществлял разработку номенклатуры дел правительства Ленинградской области, контроль за ее соблюдением в комитетах, управлениях и отделах;
б) организовывал получение, обработку и представление всей поступающей корреспонденции к губернатору, его заместителям и в областные министерства, не имеющие своих канцелярий, для рассмотрения, визирования и подписи;
в) ввел регистрацию и отправление исходящей из правительства области и законодательного собрания Ленинградской области корреспонденции;
г) организовывал движение поступающих документов и контроль за сроками исполнения соответствующих резолюций (кроме законодательных актов и документов, поступающих в особую часть правительства Ленинградской области);
д) осуществлял контроль за соблюдением установленного порядка подготовки официальных документов правительства Ленинградской области, их размножение и рассылку;
е) ввел, оформлял и хранил протоколы заседания правительства области и законодательного собрания Ленинградской области, отвечает за организационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором;
ж) осуществлял методическое руководство работой приемных Губернатора, его заместителей, администраций районов и городов области в части, касающейся делопроизводства;
з) подготавливал по входящим служебным документам и обращениям граждан проекты, резолюции, аналитические, справочные и другие материалы, а также проекты постановлений и распоряжений правительства Ленинградской области.
11. Организовывал прием граждан руководителями правительства Ленинградской области и контроль за своевременным и правильным разрешением вопросов, поставленных в письмах и устных обращениях граждан.
Комитет возглавлял председатель, который назначался на должность и освобождается от должности Губернатором.
Председатель Комитета имел заместителей, которые назначались на должность и освобождались от должности Губернатором по представлению председателя Комитета и по согласованию с первым вице-губернатором - заместителем председателя правительства Ленинградской области.
Р-4657 опись 10, часть 1.
Особенности формирования дел постоянного хранения за 1999 - 2002 годы
В опись вошла переписка, образовавшаяся в Канцелярии Комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе ‘Ленинградской области за 1999-2002 гг. (крайние даты документов) и снятые с контроля в 2002 г.
Переписка распределена по индексам дел в соответствии с номенклатурой дел Комитета. Входящим письмам в Комитете присваивались номера в соответствии с индексами номенклатуры дел. В номенклатуре индексы распределялись в зависимости от значимости корреспондента. Например, под индексом 10.1.1-02 регистрировалась Переписка с Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ по основной деятельности, 10.1.1-03 - Переписка с министерствами и ведомствами Российской Федерации по основной деятельности, 10.1.1-04 - Переписка с федеральными службами по основной деятельности, 10.1.1-05 - Переписка с депутатами Государственной Думы, Федерального Собрания по основной деятельности, 10.1.1-09 - Переписка с комитетом финансов, статуправлением, контрольно-счетной палатой, банками, налоговыми службами по финансовым вопросам, 10.1.1-16 - Переписка по вопросам организации работы транспорта и транспортным перевозкам, ..., 10.1.1-37 - 10.1.1- 55 - Переписка с муниципальными образованиями Ленинградской области и т.д.
Внутри дела письма расположены по хронологическому принципу (по дате регистрации).
Для группировки переписки Комитета под индексом 10.1.1-02 - Переписка с Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ, использованы два принципа: 1) корреспондентский и 2) тематический.
С использованием корреспондентского принципа сформированы: Переписка с Государственной Думой Российской Федерации (4 тома), Переписка с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации (1 дело), Переписка с аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе по основной деятельности (1 дело).
Остальные дела сформированы по тематическому принципу:
- по вопросам экономики, инвестиций и финансов (2 тома);
- по вопросам транспорта (1 дело);
- по топливно-энергетическим вопросам (1 дело);
- по вопросам сельского хозяйства (1 дело);
- по вопросам природных ресурсов и охране окружающей среды (2 тома);
- по вопросам общего и профессионального образования (1 дело);
- по вопросам культуры (2 тома), в первый том включена переписка о праздновании 1250-летия основания села Старая Ладога Ленинградской области и о строительстве Храма - Памятника Победы России над фашистской Германией в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. на территории мемориала «Невский пятачок» муниципального образования Кировский район Ленинградской области;
- по вопросам информации, печати и телекоммуникации (1 дело);
- по вопросам здравоохранения (4 тома);
- по вопросам молодежи, физической культуры, спорта и туризма (2 тома);
- по вопросам труда и социальной защиты населения (4 тома);
- по юридическим вопросам (2 тома);
- по вопросам управления государственным имуществом (1 том);
- по делам обороны и ветеранов (1 дело);
- по вопросам государственной границы и таможенных пропусков Российской Федерации;
- по делам ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (1 дело);
- по вопросам архитектуры, градостроительства и жилищно-коммунального хозяйства (1 дело).
Переписка под индексом 10.1.1-03 - Переписка с министерствами и ведомствами Российской Федерации, также сгруппирована по тематическому принципу, внутри письма сформированы по хронологическому принципу:
- по вопросам экономики;
- по вопросам транспорта и дорог;
- по вопросам сельского хозяйства;
- по вопросам природных ресурсов;
- по вопросам образования;
- по вопросам промышленности, науки и технологий;
- по вопросам здравоохранения;
- по вопросам труда и социального развития;
- по вопросам культуры;
- по вопросам юстиции;
- по имущественным вопросам (2 тома);
- по вопросам внешних связей (иностранных);
- по вопросам чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны.
По каждой теме сформировано 1 дело, кроме 2 томов Переписки по имущественным вопросам.
Переписка Комитета, начиная с индекса 10.1.1-04 и далее сформирована по корреспондентскому принципу, кроме «Поручения Губернатора Ленинградской области и документы к ним», «Переписка по вопросам организации работы транспорта и транспортным перевозкам», «Списки поручений Губернатора».
Переписка с федеральными службами под индексом 10.1.1-04 сформирована в 4 тома. Заголовки каждого тома имеют уточнения в скобках - переписка с государственными комитетами, агентствами, комиссиями, центрами и т.д.
Корреспондентами Комитета являются:
- депутаты Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации;
- депутаты Законодательного собрания Ленинградской области;
- комитет финансов, статуправление, контрольно-счетная палата, банки, налоговые службы;
- общественные и профсоюзные организации;
- органы прокуратуры, таможни, суды;
Фонд имущества Правительства Ленинградской области, Ленинградский областной комитет по управлению государственным имуществом;
- организации Министерства обороны РФ, ГУВД, общества содействия армии и флоту, облвоенкомат;
- Законодательное собрание, Правительство и организации Санкт-Петербурга;
- организации других субъектов РФ и зарубежные организации;
- муниципальные образования, учреждения и организации;
- акционерные общества.
В переписке выделены следующие муниципальные образования:
- Выборгский район;
- г. Гатчина и Гатчинский район;
- Ломоносовский район;
- Лужский район;
- г. Сосновый Бор;
- Тихвинский район;
- Тосненский район.
В одну единицу хранения сформирована Переписка с муниципальными образованиями, учреждениями и организациями Выборгского района (индекс
10.1.1-40), г. Гатчина (индекс 10.1.1-41) и Гатчинского района (10.1.1-42).
В одну единицу хранения также сформирована Переписка с муниципальными образованиями, учреждениями и организациями г. Сосновый Бор (индекс 10.1.1-51), Тихвинского (индекс 10.1.1-52) и Тосненского районов (индекс 10.1.1-53).
В результате экспертизы ценности документов Комитета составлена 1 опись дел постоянного хранения - Архивная опись дел постоянного хранения за 1999-2002 гг. с количеством 84 дела.
Из справочного аппарата к описи составлены: титульный лист, предисловие, список сокращений.
Р-4657 опись1 0, часть 2.
В результате проведения упорядочения и экспертизы ценности документов переписки Аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, законченных делопроизводством в 2004 и в 2005 годах, в составе фонда отложилось 94 единицы постоянного хранения.
Дела включены в опись по дате снятия документов с контроля.
Систематизация и описание документов проведено по хронологическому и тематическому признакам.
Крайние даты дела состоят из даты первого письма первого обсуждаемого вопроса, входящего в дело, и даты первого письма последнего обсуждаемого вопроса, входящего в дело.
Если дело состоит из переписки только по одному вопросу, то указывается только одна дата - дата первого письма переписки по данному вопросу.
В описи встречаются дела, по объему превышающие 250 листов, но при этом толщиной такие дела не более 4 см.
Подшитые в дела конверты с вложениями пронумерованы валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеровался конверт, а затем вложение в нем.
В делах встречаются письма без подписей должностных лиц, а также копии исходящих писем. Это объясняется тем, что первые экземпляры писем с подписью отправляются адресату, а вторые экземпляры без подписи, либо копии, подшиваются в дело.
Полнота описи и сохранность документальных материалов удовлетворительные. В опись включены дела согласно сводной номенклатуре дел учреждения.
Обработка фонда выполнена в соответствии с рекомендациями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).