В настоящую опись включены документы по личному составу за 1944-1954, 1971-1997 годы: приказы и распоряжения по личному составу, документы по оплате труда рабочих и служащих исполкома, а также учреждений, работникам которых оплата труда производилась централизованной бухгалтерией исполкома.
В разделы описи за 1944 - 1946, 1948 - 1949, 1952 - 1954 годы включены списки лиц, постоянно и временно проживающих на территории сельсовета (в данных документах имеются сведения о составе семьи, о месте нахождения в годы Великой Отечественной войны, указаны населенные пункты, куда граждане выбывали).
В разделы описи за 1949, 1951 - 1953 годы включены трудовые соглашения и акты о приемке работ, т.к. приказы по личному составу за этот период отсутствуют, а в документах по оплате труда сведения о работе по договорам не отражены.
В 1980, 1982, 1985, 1987 годах в опись включены учетные карточки депутатов Большеколпанского сельского Совета.
Документы в описи представлены не в полном объеме: отсутствуют приказы по личному составу за 1944 -1959 годы, а также документы по оплате труда за 1945 год, с августа по ноябрь 1946 года, с июня по декабрь 1950 года, 1954 -1959 годы. Не полностью сохранились лицевые счета за период с 1971 по 1979 годы (поэтому в раздел описи за 1979 год помимо лицевых счетов работников исполкома и подведомственных учреждений включены расчетно-платежные ведомости на зарплату).
Причина отсутствия указанных документов не установлена.
Особенности формирования дел и составления описи:
- В связи с тем, что в момент создания Муниципального образования "Гатчинский район" и вхождением Большеколпанской волости в его состав (реорганизация завершилась к 1 июня 1997 года в соответствии с постановлением Главы администрации МО "Гатчинский район" от 27 мая 1997 года № 603/1 "Об образовании МО "Гатчинский район" и структурных подразделений) документы по личному составу администрации Большеколпанской волости не были закончены делопроизводством, частичнодокументы администрации Большеколпанской волости МО "Гатчинский район" вошли в состав документов администрации Большеколпанской волости Гатчинского района Ленинградской области:
- Распоряжения по личному составу за период с июля 1997 года по декабрь 2000 года (книга распоряжений - рукописная, разъединение документов невозможно.)
- Лицевые счета на зарплату рабочих и служащих администрации волости и учреждений, работникам которых централизованная бухгалтерия администрации производила начисление заработной платы, за июнь - декабрь 1997 года.
- Личные карточки и личные дела на работников исполкома в период с 1944 по 1959, с 1971 по 1997 год не заводились, поэтому в описи не представлены.
Централизованная бухгалтерия исполкома (администрации) в разные годы производила начисления заработной платы работникам следующих учреждений, находящихся на территории сельсовета:
В 1944 году: работнику избы-читальни и техническим служащим начальной школы.
С 1946 года на баланс централизованной бухгалтерии принят Большеколпанский медпункт.
В 1953 году начисления производятся работникам медпункта совхоза "Новый Свет".
За период с 1954 по 1959 год документы отсутствуют. В июле 1959 года Колпанский сельский Совет ликвидирован.
Централизованная бухгалтерия созданного 31 декабря 1970 года Больше- колпанского сельского Совета принимает на баланс Парицкую, Вопшинскую и Черницкую начальные школы, Большеколпанскую среднюю школу и Войсковицкий дом культуры.
В апреле 1971 года в связи с ликвидацией с баланса сняты Парицкая и Черницкая начальные школы.
С 1973 году бухгалтерия исполкома начисляет заработную плату работникам Малоколпанского и Вопшинского медпунктов. Вопшинская начальная школа снята с баланса в связи с ликвидацией.
В 1976 году Войсковицкий дом культуры передан на баланс централизованной бухгалтерии исполкома вновь созданного Войсковицкого сельского Совета. А из ликвидированного Никольского сельского Совета на баланс бухгалтерии исполкомаБольшеколпанского Совета приняты Корписаловский, Тихковицкий и Меньковский фельдшерско-акушерские пункты, Тихковицкий клуб и Никольская библиотека. В этом же году создан Вопшинский клуб.
В 1978 году Вопшинский клуб прекращает свое существование, ставка передается в клуб, открытый в деревне Парицы.
В 1980 году на баланс централизованной бухгалтерии сельского Совета из РОНО передан Никольский детский сад.
В 1981 году закрыт Парицкий клуб.
С 1985 года в связи с созданием централизованной библиотечной сети снята с баланса Никольская библиотека. В этом же году вновь открыт Парицкий клуб.
В 1990 году Парицкий клуб снят с баланса бухгалтерии в связи с закрытием.
С 1991 года все фельдшерско-акушерские пункты: Малоколпанский, Корписаловский, Вопшинский, Меньковский, Тихковицкий - переданы на баланс центральной районной больницы.
В 1993 году ликвидирована Централизованная библиотечная сеть и Никольская библиотека вновь принята на баланс бухгалтерии исполкома Большеколпанского сельскогоСовета.
С 1994 года начисляется заработная плата работникам Никольской средней школы, находившейся до этого времени на балансе Управления образования.
В этом же году профком АОЗТ "Гатчинское" передал администрации волости дом культуры и библиотеку. В этом же году снят с баланса Тихковицкий клуб.
В феврале 1995 года бухгалтерия администрации приняла из АОЗТ "Гатчинское" на свой баланс Большеколпанский детский сад № 20.
Опись составлена по хронологическому принципу. Внутри годовых разделов дела систематизированы в логической последовательности.
Документы по оплате труда сформированы в дела согласно архивным правилам: ведомости - в хронологическом порядке в рамках календарного года; лицевые счета - в алфавитном порядке.
Обработка дел, их описание осуществлено в соответствии с нормативными документами по архивному делу.
Физическая сохранность, полнота дел и документов удовлетворительная.