Архивный отдел администрации свою работу осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19, Областным законом от 29.12.2005г. № 124-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела», а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Ленинградской области, Уставом муниципального образования, решениями главы администрации, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Архивного управления Ленинградской области, Положением об отделе.

- обеспечение сохранности и учет архивных документов и архивных фондов, подлежащих постоянному и длительному хранению;

- комплектование отдела документами, имеющими социальное, экономическое, историческое, культурное, научное и политическое значение для муниципального образования;

- организационно-методическое руководство и контроль за состоянием архивных документов, организацией работы с документами администрации города, органов местного самоуправления, муниципальных и прочих организаций, являющихся, в том числе, источниками комплектования архивного отдела;

- организация и проведение методической и практической работы по экспертизе документов, подлежащих постоянному хранению в администрации города, органах местного самоуправления, муниципальных и прочих организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела;

- информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию;

- осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Ленинградской области администрации города в установленном порядке;

- представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное управление Ленинградской области;

- отдел обеспечивает хранение:

- проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- отдел по распоряжению главы городской администрации может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан;

- организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в архивный отдел , в т.ч.:

- проводит проверки состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу в муниципальных учреждениях и организациях;

- ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и муниципальных учреждениях и организациях;

- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассматривает и представляет в Архивное управление поступившие от организаций описи дел постоянного хранения;

- рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном Архивным управлением;

- изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

- оказывает организационно-методическую помощь, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами;

- разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, совершенствованию организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных муниципальных учреждений и организаций;

- создает и совершенствует научно-справочный аппарат, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве.

- информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике;

- исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию;

- организует работу пользователей с документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью;

- исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;

- организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

_________________________________________________________________________________________

Уважаемые заявители!

 

С января 2015 года для получения архивной справки, архивной копии или архивной выписки из фондов государственного и муниципальных архивов Вы можете воспользоваться электронным сервисом и направить запрос через Портал государственных и муниципальных услуг Ленинградской области, размещенный в сети Интернет по адресу: http://gu.lenobl.ru//.

1. В муниципальные архивы Ленинградской области (Архивные отделы администраций) можно оформить на сайте следующие виды запросов:

2. В государственный архив (ГКУ ЛОГАВ) Вы можете отправить следующие виды запросов.

К запросу (по установленной форме) необходимо приложить сканированную копию 1 страницы паспорта, где указаны персональные данные.

Ответ при направлении запроса через Портал государственных и муниципальных услуг Вы сможете получить:

Для того чтобы направить электронный запрос в архивы Ленинградской области Вам необходимо:

1. Зайти на Портал государственных и муниципальных услуг Ленинградской области по адресу: http://gu.lenobl.ru//.

2.  Зарегистрироваться через систему ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации). Для направления вышеперечисленных запросов достаточно стандартной регистрации (указание телефона, фамилии, имени, отчества, СНИЛС и паспортных данных) ( Регистрацию возможно пройти заранее на общероссийском сайте:  http://www.gosuslugi.ru/ В этом случае, при входе в личный кабинет на портале государственных и муниципальных услуг Ленинградской области достаточно пройти авторизацию введя свой логин и пароль.)

3. После регистрации необходимо войти в личный кабинет и выбрать услугу из списка под названием:

Муниципальная услуга: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации»

Краткое название услуги: «Выдача из муниципальных архивов ЛО архивных справок, выписок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан». (запрос будет отправлен в администрацию района, где работает соответствующий муниципальный архив).

Государственная услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Краткое название услуги: «Выдача из государственного архива ЛО архивных справок, выписок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан».

(запрос будет отправлен в государственный архив).

Государственная услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам» (запрос будет отправлен в государственный архив).

4. Заполнить заявление, следуя пошаговым инструкциям, и отправить его в администрацию муниципального района или в государственный архив.

 

Дополнительную информацию о получении услуг через Портал государственных и муниципальных услуг можно получить в Архивном управлении Ленинградской области по т. 576-67-28 Ответственное лицо: Трубкина Т.М.